L’attestation de remise de clés est un document sous seing privé qui formalise par écrit la restitution des clés d’un logement entre locataire et bailleur.
Elle n’est pas imposée par la loi, mais son absence expose les deux parties à des litiges sur la date effective de départ, le nombre de clés rendues ou le point de départ du délai de restitution du dépôt de garantie. Rédiger ce document sur Word ne présente aucune difficulté technique, à condition de ne manquer aucune des mentions qui lui donnent sa valeur probante.
Les mentions obligatoires dans une attestation de remise de clés
Bien que le document n’obéisse à aucun formalisme légal imposé, sa valeur juridique repose entièrement sur son contenu. Un document incomplet peut être contesté devant un juge ou ne pas suffire à établir la date de restitution.
| Mention | Pourquoi elle compte |
|---|---|
| Identité complète des deux parties (nom, prénom, adresse) | Identifie sans ambiguïté le locataire et le bailleur concernés |
| Adresse complète du logement | Lie le document au bien précis faisant l’objet du bail |
| Date et heure de la remise | Fixe le point de départ du délai de restitution du dépôt de garantie |
| Liste détaillée des clés et accès remis | Évite tout désaccord sur le nombre ou le type d’exemplaires rendus |
| Signature manuscrite des deux parties | Confère au document sa valeur de preuve opposable |
| Mention « Reçu en mains propres » | Renforce la valeur probante en cas de contestation |
La date et l’heure méritent une attention particulière. la date inscrite sur l’attestation déclenche le délai de restitution du dépôt de garantie, qu’il soit d’un ou deux mois selon l’état des lieux de sortie. Une date manquante ou approximative fragilise la position du bailleur comme celle du locataire.
Clés, badges, télécommandes : détailler chaque moyen d’accès
Un logement ne se ferme pas toujours avec une seule clé. L’attestation doit lister l’ensemble des moyens d’accès remis au bailleur, en distinguant chaque type.
- Clés de porte d’entrée : indiquer le nombre d’exemplaires et, si possible, la serrure concernée (porte palière, porte de cave, garage).
- Badges et télécommandes : préciser le type d’accès (parking, hall d’immeuble, digicode) et le numéro de série si disponible, pour éviter toute contestation sur un badge perdu.
- Clés de boîte aux lettres ou de local commun : ces accès secondaires sont souvent oubliés alors qu’ils font partie intégrante des remises prévues au bail.
Cette liste détaillée est la protection la plus concrète contre un litige ultérieur. Si un badge n’est pas mentionné et qu’il manque lors de la restitution, le bailleur perd toute base pour en demander le remplacement.
Remise à un tiers : une mention spécifique à ajouter
Lorsque les clés ne sont pas remises directement au propriétaire mais à un mandataire, une agence ou un gardien, l’attestation doit le préciser explicitement. Le document doit alors indiquer l’identité du tiers récipiendaire, sa qualité (gardien, gestionnaire, représentant de l’agence) et, si possible, une référence au mandat qui l’autorise à recevoir les clés au nom du bailleur.
Sans cette précision, la remise à un tiers peut être contestée : le locataire risque de se voir opposer qu’il n’a pas restitué les clés au bailleur lui-même, ce qui reporte la date de référence et donc le calcul du délai de remboursement du dépôt de garantie.
Attestation de remise de clés et état des lieux : deux documents distincts
L’attestation de remise de clés ne remplace pas l’état des lieux de sortie. Ces deux documents ont des objets différents et ne produisent pas les mêmes effets juridiques.
L’état des lieux de sortie constate l’état du logement au moment du départ : il liste les éventuelles dégradations, compare la situation avec l’état des lieux d’entrée et sert de base pour toute retenue sur le dépôt de garantie.
L’attestation de remise de clés, elle, ne dit rien de l’état du logement : elle prouve uniquement la date et les conditions de restitution des clés. Confondre les deux ou penser que l’un suffit à remplacer l’autre est une erreur qui peut coûter cher.
En pratique, les deux documents sont souvent établis le même jour, lors de la visite de sortie. Mais ils doivent rester séparés, chacun remplissant sa fonction propre.
Rédiger l’attestation sur Word : structure recommandée
Un modèle Word efficace suit une structure simple, sans ambiguïté. Les éléments à faire apparaître dans l’ordre sont les suivants.
- En-tête : titre du document (« Attestation de remise de clés »), date et lieu de rédaction.
- Identité des parties : nom, prénom, adresse complète du locataire et du bailleur (ou de son représentant).
- Désignation du logement : adresse complète, étage, numéro de lot si applicable.
- Détail des clés remises : liste numérotée avec le type et le nombre de chaque accès.
- Déclaration de remise : une phrase indiquant que le locataire déclare avoir remis l’ensemble des clés listées, et que le bailleur (ou son représentant) déclare les avoir reçues.
- Date, lieu et signatures : les deux parties signent, précédées de la mention « Lu et approuvé » ou « Reçu en mains propres ».
Le document est établi en deux exemplaires originaux, un pour chaque partie. Cette exigence, issue du droit commun des actes sous seing privé, est souvent négligée alors qu’elle conditionne la valeur du document si l’une des parties conteste son authenticité.
Etablir l’attestation en deux exemplaires signés à la main, avec la liste précise des accès remis et la date exacte, suffit à sécuriser la fin de bail pour le locataire comme pour le bailleur. C’est un document d’une page, mais chaque ligne compte.
